Es legal la grabación de conversaciones

Josep Aragonés salvat 05/02/2016

Para que la grabación de una conversación sea legal se deben tomar en consideración varios derechos que afectan a las personas que intervienen en la misma:

El derecho a la intimidad: cuando el tema de conversación traspasa el ámbito estrictamente laboral o comercial y contiene referencias a la vida personal o familiar.
El secreto de las comunicaciones: cuando la persona que graba la conversación participa o no en la misma, grabación propia o de terceros.
La protección de los datos personales: cuando la grabación es efectuada por una empresa u organización para fines legítimos como responsable del tratamiento de datos.

Es legal la grabación de conversaciones propias en las que uno (quien graba) interviene en la misma, aunque el resto de participantes no lo sepa o no esté de acuerdo, por lo que no será necesario informarles de ello. Estas grabaciones incluso se pueden utilizar legalmente para la defensa de los intereses legítimos de quien las realiza.

No es legal grabar conversaciones de terceros en las que uno no es partícipe. En este caso debe informarse al resto de participantes y obtener su consentimiento. Es imprescindible que el consentimiento esté recogido claramente en la misma grabación como prueba fehaciente del mismo.

En ningún caso es legal grabar conversaciones íntimas que contengan explicitamente referencias a la vida personal o familiar sin el consentimiento del interlocutor.

Las grabaciones telefónicas efectuadas por empresas como parte del tratamiento de datos personales son legales si se obtiene el consentimiento inequívoco de la persona afectada, debiendole informar de la finalidad de la grabación y de los derechos que tiene sobre su tratamiento. Si la empresa ha obtenido el consentimiento con anterioridad medinate la firma de la persona afectada en algún proceso del tratamiento, no será necesario obtenerlo ni informarlo en el momento de la grabación. En caso contrario deberá informarse del mismo en el principio de la grabación.

Como que las grabaciones de conversaciones teléfonicas tienen una finalidad distista de la habitual en un tratamiento de datos (contactos, clientes, socios, atención al público, etc.) se deberá crear un fichero independiente y notificarlo a la AEPD.

El texto informativo debe contener los principios fundamentales que recoge la LOPD para estos casos:

La identidad y dirección del responsable del tratamiento.
La existencia de un tratamiento de datos de carácter personal, la finalidad del mismo y los destinatarios, si los hubiere, de la información.
El carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
Las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
La posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Ejemplos de textos informativos para obtener el consentimiento de la grabación:

Cuando es por motivos de calidad y para ofrecer un mejor servicio en la comunicación (no existe cesión de datos ni se plantean cuestiones que puedan tener consecuencias para el interesado):

"De acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos, le informamos que esta conversación puede ser grabada por motivos de calidad para poder atender mejor sus necesidades, pudiendo ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición ante .................. en ..................."

Para asegurar al interesado que no existe una cesión de datos y que no se plantean cuestiones que puedan ocasionarles consecuencias:

"De acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos, le informamos que esta conversación puede ser grabada formando parte de un tratamiento de datos personales por motivos de calidad para poder atender mejor sus necesidades, no cediéndose a ninguna otra organización distinta del responsable del tratamiento que es ………………… Se le informa que tiene la facultad de no responder a las preguntas planteadas en todo momento, sin que ello tenga consecuencia alguna para el tratamiento. De la misma manera, podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición dirigiéndose a …………………"

Si se preven cesiones de datos a otros destinatarios o se plantean cuestiones que puedan tener consecuencias para el interesado, deberá especificarse claramente en la locución y obtener el consentimiento explícito e inequívoco del interlocutor, para ello deberá añadirse un texto como:

"¿Está de acuerdo en que se grabe esta conversación en los términos que le hemos expuesto?" DEBE RESPONDER SÍ.

NOTA: El texto debe personalizarse con los fines reales del tratamiento y los otros preceptos de la LOPD que se han comentado anteriormente.